Một ngày làm việc 8 tiếng tại công sở, cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên tiếp xúc, trao đổi với lãnh đạo, đồng nghiệp và Nhân dân…Giao tiếp, ứng xử với nhau nơi công sở như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất và thể hiện nét văn hóa trong ứng xử, bộ giao tiếp ứng xử nơi công sở đã đề ra các quy tắc sau:
1. Những quy tắc chung trong công sở
* Giao tiếp và ứng xử với Nhân dân (cán bộ, công chức, viên chức)
- Có thái độ niềm nở, nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc.
- Không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu; không gây căng thẳng, bức xúc, dọa nạt Nhân dân.
* Giao tiếp ứng xử với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp
- Giao tiếp và ứng xử với cấp trên:
+ Cấp dưới chấp hành quyết định của cấp trên; chủ động, sáng tạo và chịu trách nhiệm trước pháp luật và quy định của cơ quan khi thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Trong giao tiếp và khi thi hành nhiệm vụ, công vụ, cấp dưới phải có thái độ lịch sự, tôn trọng cấp trên, đúng nguyên tắc và theo cấp bậc.
+ Không được lợi dụng việc góp ý phê bình làm tổn hại đến uy tín của cấp trên.
- Giao tiếp và ứng xử với cấp dưới:
+ Cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo quản lý phải gương mẫu trong lối sống, trong công tác, giữ gìn đoàn kết nội bộ, đạo đức tác phong, văn hóa trong đơn vị.
+ Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, lắng nghe và tiếp thu ý kiến đúng đắn của công chức trong đơn vị.
+ Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của công chức, viên chức để có cách thức sử dụng, điều hành phù hợp với từng đối tượng để phát huy khả năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động của từng cá nhân trong việc thực thi công vụ, nhiệm vụ được giao.
+ Phân công nhiệm vụ cho cấp dưới rõ ràng và theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ (tiến độ, chất lượng, kết quả); ứng xử theo nguyên tắc dân chủ, khách quan, công bằng và minh bạch.
+ Không chuyên quyền, độc đoán, coi thường cấp dưới; không được lợi dụng góp ý, phê bình làm tổn hại đến uy tín của cấp dưới.
- Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp:
+ Cán bộ, công chức, viên chức phải ứng xử có văn hóa, tôn trọng và bảo vệ danh dự, uy tín, của đồng nghiệp; chân thành, thân thiện và đoàn kết, hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành nhiệm vụ.
+ Tôn trọng, lắng nghe và tiếpthu ý kiến của đồng nghiệp, của tập thể; thẳng thắn góp ý đồng nghiệp trên tinh thần xây dựng, khách quan.
+ Không được lợi dụng góp ý, phê bình làm tổn hại đến uy tín của đồng nghiệp.
2. Giao tiếp qua điện thoại và thư điện tử công vụ.
- Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị trước nội dung, xưng tên, chức danh, chức vụ, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; âm lượng vừa đủ nghe; không tỏ thái độ thiếu lịch sự, không gắt gỏng hay nói trống không; không ngắt điện thoại đột ngột.
- Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ theo quy chế. Thực hiện việc gửi, trả lời thư điện tử công vụ kịp thời và lịch sự. Thư điện tử phải có tiêu đề và lời chào, viết đúng chính tả, cú pháp. Khi kết thúc phải nói lời cảm ơn, lời chúc và mong hồi đáp.
3. Giao tiếp ứng xử qua mạng xã hội: cán bộ, công chức, viên chức cần:
- Có quan điểm, thái độ và hành vi phù hợp với luật pháp hiện hành. Tự chủ bản thân, giao tiếp chuẩn mực, có trách nhiệm với lời nói và hành vi trên mạng xã hội.
- Có thái độ tôn trọng người khác, biết quan tâm, lắng nghe, chia sẻ, thông cảm. Mọi lời nhận xét, bình luận phải khách quan và tế nhị, tỏ thái độ và cảm giác phù hợp, không nói không tốt, kéo bè cánh nhằm hạ thấp danh dự, nhân phẩm của người khác. Hiểu được cách chọn bạn và quản lý danh sách bạn bè, đừng nên quá nhiều bạn khiến cho việc kiểm soát nội dung khó khăn. Trước khi kết bạn với những nhân viên mới, cần tìm hiểu một cách kỹ càng.
- Cần dùng lời lẽ lịch sự, khi đăng hình ảnh của người khác phải xin phép.
- Ứng xử văn hóa trên mạng xã hội là rất cần thiết, bởi nó không chỉ thể hiện phẩm chất, trình độ của mỗi người tham gia mạng xã hội, mà còn thiết thực góp phần xây dựng và phát huy giá trị văn hóa, uy tín con người Việt Nam trong quá trình toàn cầu hóa hiện nay, lan tỏa ra bạn bè quốc tế để biến nó thành sức mạnh cho sự phát triển.
(Trích từ nguồn từ tài liệu tuyên truyền văn hóa giao tiếp ứng xử cộng đồng của Sở VH-TT lưu hành nội bộ năm 2020)