- Bước 1:
Người có yêu cầu đăng ký khai tử nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi cư trú cuối cùng của người chết hoặc qua đường bưu chính, từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11giờ 30 phút, buổi chiều từ 13g 00 đến 17giờ 00) và sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11giờ 30 phút).
Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết theo quy định thì người có yêu cầu đăng ký khai tử nộp hồ sơ hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu chính đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.
- Bước 2:
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:
* Trường hợp nộp trực tiếp:
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ hợp lệ, công chức tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo quy định;
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà Ủy ban nhân dân quận, huyện không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người nộp hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, công chức được phân công tiếp nhận hướng dẫn bằng văn bản cho người nộp hồ sơ bổ sung và hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
* Trường hợp nộp qua bưu chính:
Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện giải quyết hồ sơ theo quy định. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì mời người nộp hồ sơ đến bổ sung theo quy định.
- Bước 3
: Ngay khi nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công chức làm công tác hộ tịch, người đi đăng ký khai tử cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện cấp trích lục khai tử cho người được đăng ký khai tử. Trường hợp từ chối, thông báo bằng văn bản, có nêu rõ lý do.